Szkolenia z dofinansowaniem: Jak zdobyć środki?

W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu i na coraz bardziej konkurencyjnym rynku pracy, ciągłe podnoszenie kwalifikacji jest kluczowe dla sukcesu. Wiedza, zwłaszcza ta skondensowana, profesjonalna i praktyczna, przekazywana przez najlepszych specjalistów w danej branży, pozwala szybko wdrożyć nowe rozwiązania i zobaczyć realne rezultaty. Inwestycja w rozwój kadr to inwestycja w przyszłość firmy. Jednak wysokiej jakości szkolenia często wiążą się ze znacznymi kosztami, co może stanowić barierę, zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw. Na szczęście istnieją sposoby na pozyskanie środków finansowych, które mogą znacząco obniżyć te wydatki. Czy wiesz, że możesz zdobyć dofinansowanie do szkoleń dla siebie lub swoich pracowników? To realna możliwość, która otwiera drzwi do najlepszych programów rozwojowych.

Pozyskanie dofinansowania na szkolenia może wydawać się skomplikowanym, biurokratycznym procesem. Wiele osób zniechęca się na wstępie, obawiając się skomplikowanych formularzy i długotrwałych procedur. Celem tego artykułu jest rozwianie tych obaw i przedstawienie krok po kroku, jak skutecznie ubiegać się o wsparcie finansowe na rozwój kompetencji. Skupimy się na dwóch głównych ścieżkach: środkach z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) oraz funduszach europejskich dostępnych poprzez Bazę Usług Rozwojowych (BUR).

Dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)

Krajowy Fundusz Szkoleniowy, w skrócie KFS, to wydzielona część Funduszu Pracy, której głównym przeznaczeniem jest wspieranie kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców. Jego celem jest zapobieganie utracie zatrudnienia przez osoby pracujące, wynikającej z posiadania kompetencji nieadekwatnych do szybko zmieniających się wymagań rynku pracy. W branżach takich jak e-marketing, gdzie zmiany zachodzą błyskawicznie, szkolenia stają się wręcz koniecznością. Zwiększenie inwestycji w potencjał ludzki ma na celu poprawę pozycji zarówno samych firm, jak i ich pracowników.

Kto może skorzystać z dofinansowania z KFS?

Beneficjentem środków KFS może być pracodawca, który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę. Inicjatywa udziału w szkoleniu może pochodzić zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika (za zgodą przełożonego). Ważne jest, aby pamiętać, że dofinansowanie dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoby pełniące funkcje zarządcze w spółkach są pracownikami, jeśli są zatrudnione na umowę o pracę. Prezes zarządu będący jedynym lub większościowym udziałowcem spółki, a także osoby współpracujące (np. małżonek, dzieci pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujące przy prowadzeniu działalności) zazwyczaj nie są uznawane za pracowników w kontekście KFS.

Ile wynosi dofinansowanie z KFS?

Standardowo, pracodawca starający się o dofinansowanie kosztów szkolenia z KFS musi wnieść wkład własny w wysokości 20% kosztów. Pozostałe 80% kosztów kształcenia ustawicznego jest finansowane ze środków Funduszu. Istnieje jednak korzystny wyjątek dla mikroprzedsiębiorstw, czyli pracodawców zatrudniających do 10 osób. W ich przypadku, ze środków KFS można sfinansować nawet 100% kosztów szkolenia. Należy jednak pamiętać, że całkowita kwota dofinansowania ze środków KFS na jednego uczestnika szkolenia nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.

Jak złożyć wniosek o dofinansowanie z KFS?

Procedura ubiegania się o środki z KFS rozpoczyna się od złożenia wniosku do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności. Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem strony praca.gov.pl. Kluczowe elementy wniosku to:

• Dokładne dane pracodawcy.
• Uzasadnienie konieczności przeprowadzenia szkolenia – należy jasno wskazać, dlaczego dane szkolenie jest potrzebne i jak wpłynie na rozwój firmy lub pracownika.
• Określenie potrzeb szkoleniowych – jakie konkretne kompetencje mają zostać rozwinięte.
• Informacje dotyczące planowanego szkolenia – nazwa szkolenia, nazwa instytucji szkoleniowej, termin, koszt, program.

Warto zadbać o to, aby wniosek był jak najbardziej kompletny i zawierał wszelkie niezbędne załączniki, które mogą być wymagane przez dany urząd pracy (np. wzór certyfikatu, harmonogram szkolenia). Dobre, przemyślane uzasadnienie wniosku, które pokazuje, jak szkolenie wpisuje się w strategię rozwoju firmy lub odpowiada na wyzwania rynkowe, znacząco zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie.

Kiedy składać wniosek i co po pozytywnej decyzji?

Terminy naborów wniosków do programu KFS różnią się w zależności od regionu i ogłaszane są przez poszczególne urzędy pracy. Należy na bieżąco śledzić informacje publikowane na stronach internetowych powiatowych urzędów pracy. Wnioski są zazwyczaj przyjmowane i rozpatrywane w kolejności zgłoszeń, a pozytywna decyzja zależy od dostępności środków KFS oraz priorytetów wydatkowania Funduszu określonych na dany rok.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, pracodawca ma obowiązek podpisać umowę z pracownikiem, który będzie uczestniczył w szkoleniu. Umowa ta powinna zawierać zobowiązania pracownika związane z udziałem w szkoleniu. Bardzo ważne jest, aby pracownik ukończył szkolenie. W przypadku nieukończenia kursu, pracodawca jest zobowiązany do zwrócenia otrzymanych środków KFS.

Dofinansowanie szkoleń z Funduszy Europejskich – Baza Usług Rozwojowych (BUR)

Drugą, równie ważną ścieżką pozyskania środków na rozwój pracowników jest skorzystanie z pomocy oferowanej przez Europejski Fundusz Społeczny (EFS). Unia Europejska w ramach różnych programów operacyjnych oferuje dofinansowania do szkoleń, które pozwalają na sfinansowanie nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych na rozwój kompetencji pracowników.

Czym jest Baza Usług Rozwojowych?

Kluczowym narzędziem w procesie ubiegania się o dofinansowanie z EFS jest Baza Usług Rozwojowych (BUR). To platforma internetowa prowadzona przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), na której znajdują się informacje o szkoleniach, doradztwie i innych usługach rozwojowych, które mogą być współfinansowane ze środków unijnych. Aby szkolenie mogło znaleźć się w BUR, instytucja szkoleniowa musi spełnić szereg kryteriów i dowieść wysokiego standardu oferowanych usług, często potwierdzonego odpowiednimi certyfikatami jakości, takimi jak SUS 2.0 (Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych Polskiej Izby Firm Szkoleniowych).

Kto może skorzystać z dofinansowania z BUR?

Z unijnego dofinansowania dostępnego poprzez BUR mogą skorzystać mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) oraz ich pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Warunki dofinansowania, takie jak wysokość wsparcia i wymagany wkład własny, różnią się w zależności od województwa, w którym zarejestrowana jest firma, oraz od jej wielkości. Firma zarejestrowana w danym województwie może uzyskać dofinansowanie tylko na warunkach obowiązujących w tym regionie.

Ile wynosi dofinansowanie z BUR?

Kwota dofinansowania z BUR jest zróżnicowana regionalnie. Przykładowo (jak wspomniano w materiale źródłowym, ale warto uogólnić, że różni się to regionalnie), w niektórych województwach maksymalne dofinansowanie na jednego pracownika może wynosić kilka tysięcy złotych netto. Procent dofinansowania kosztów szkolenia również zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Często spotykane progi to:

• Mikroprzedsiębiorstwa: do 80% kosztów kwalifikowanych (z minimum 20% wkładu własnego).
• Małe przedsiębiorstwa: do 70% kosztów kwalifikowanych (z minimum 30% wkładu własnego).
• Średnie przedsiębiorstwa: do 50% kosztów kwalifikowanych (z minimum 50% wkładu własnego).

Wartość dofinansowania może być również uzależniona od formy szkolenia (np. szkolenia online mogą być finansowane w niższej kwocie niż stacjonarne) oraz od dostępności środków w puli danego operatora regionalnego.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie z BUR w 5 krokach?

Proces pozyskania dofinansowania przez BUR, choć na początku może wydawać się złożony, składa się z kilku kluczowych etapów:

1. Wybierz interesujące Cię szkolenie: Przejrzyj oferty szkoleń dostępne w Bazie Usług Rozwojowych na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl. Możesz wyszukiwać po tematyce, branży lub nazwie konkretnej instytucji szkoleniowej. Upewnij się, że wybrane szkolenie odpowiada potrzebom rozwojowym Twojej firmy i pracowników. Jeśli potrzebujesz pomocy w doborze, wiele instytucji szkoleniowych oferuje doradztwo w tym zakresie.
2. Skontaktuj się z operatorem Twojego województwa: W każdym województwie działa Operator Regionalny, który odpowiada za dystrybucję środków unijnych na usługi rozwojowe. To on jest Twoim głównym punktem kontaktu. Operator pomoże Ci zweryfikować warunki dofinansowania w Twoim regionie, określić maksymalną kwotę wsparcia, a także wesprze Cię w procesie wypełniania wniosku o dofinansowanie usługi rozwojowej. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i podpisaniu umowy z Operatorem, zostanie Ci nadany unikalny numer ID. Strony internetowe operatorów z danymi kontaktowymi są zazwyczaj dostępne na stronie PARP lub bezpośrednio w BUR.
3. Zapisz się na szkolenie: Po podpisaniu umowy z Operatorem, dokonaj zapisu na wybrane szkolenie poprzez platformę Baza Usług Rozwojowych. Następnie skontaktuj się bezpośrednio z instytucją szkoleniową, aby ustalić szczegóły płatności (z uwzględnieniem kwoty dofinansowania i wkładu własnego) oraz formalności związane z realizacją szkolenia.
4. Zrealizuj i oceń szkolenie: Uczestnicz w szkoleniu zgodnie z harmonogramem. Po jego zakończeniu, zazwyczaj wymagana jest ocena usługi rozwojowej na platformie BUR. Jest to ważny element monitoringu jakości szkoleń finansowanych ze środków publicznych.
5. Rozlicz szkolenie i otrzymaj dofinansowanie: Ostatnim krokiem jest rozliczenie szkolenia z Operatorem Regionalnym. Musisz przedstawić niezbędne dokumenty rozliczeniowe, najczęściej fakturę wystawioną przez instytucję szkoleniową oraz potwierdzenie ukończenia szkolenia (np. certyfikat). Po weryfikacji dokumentów, Operator przekazuje należną kwotę dofinansowania na konto Twojej firmy. Pamiętaj, że szczegółowy sposób rozliczania i wypłaty środków zależy od umowy zawartej z Operatorem.

Systemy rozliczeń w BUR: Bony vs. Refundacja

W ramach dofinansowania z BUR stosowane są dwa główne systemy rozliczeń:

• Bony na usługę rozwojową: Po przyznaniu dofinansowania, zamiast bezpośredniej wypłaty środków, otrzymujesz 'bony' o określonej wartości. Wykupujesz bony po stawce określonej przez Operatora. Następnie, po skorzystaniu ze szkolenia, przekazujesz odpowiednią liczbę bonów instytucji szkoleniowej jako formę płatności. Instytucja szkoleniowa rozlicza się z Operatorem. Bony mają zazwyczaj określony termin ważności. Dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, ten system często oznacza mniejsze zaangażowanie finansowe na etapie zakupu usługi.
• Refundacja kosztów szkolenia: W tym modelu, po podpisaniu umowy z Operatorem i zapisaniu się na szkolenie, opłacasz pełny koszt usługi bezpośrednio instytucji szkoleniowej. Po zrealizowanym szkoleniu i przedstawieniu dokumentów rozliczeniowych (faktura, potwierdzenie ukończenia) Operator zwraca Ci część poniesionych kosztów w wysokości przyznanego dofinansowania. Ten system wymaga od przedsiębiorcy posiadania środków na opłacenie szkolenia z góry.

Dofinansowanie szkoleń dla osób bezrobotnych

Co z osobami, które aktualnie nie posiadają zatrudnienia, a chciałyby podnieść swoje kwalifikacje, aby zwiększyć szanse na rynku pracy? Osoby bezrobotne zarejestrowane w urzędzie pracy również mogą ubiegać się o dofinansowanie szkoleń. Największe szanse na jego uzyskanie mają w dwóch kluczowych sytuacjach:

• Jeśli po ukończeniu szkolenia mają gwarancję zatrudnienia przez konkretną firmę.
• Jeśli szkolenie jest niezbędne do założenia i prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

W innych przypadkach, gdy szkolenie nie jest bezpośrednio powiązane z konkretną ofertą pracy lub planami biznesowymi, urząd pracy może odmówić dofinansowania lub przyznać mniejszą kwotę. Kwoty dofinansowań dla osób bezrobotnych pochodzą ze środków urzędów pracy i są bardzo zróżnicowane w zależności od budżetu danego urzędu. Średnio wahają się od około 2500 zł do 6000 zł netto, ale mogą wynieść maksymalnie 300% przeciętnego wynagrodzenia.

Aby uzyskać dofinansowanie szkolenia z urzędu pracy jako osoba bezrobotna, należy pobrać i wypełnić wniosek dostępny na stronie internetowej powiatowego urzędu pracy. Wniosek wraz z wymaganymi załącznikami (np. oświadczeniem pracodawcy o zamiarze zatrudnienia po szkoleniu, biznesplanem w przypadku planowania działalności) należy złożyć osobiście, pocztą lub elektronicznie przez platformę praca.gov.pl. Urząd ma do 30 dni na rozpatrzenie wniosku i poinformowanie o decyzji.

Porównanie KFS i BUR

Często Zadawane Pytania

Czy samozatrudniony (jednoosobowa działalność gospodarcza bez pracowników) może otrzymać dofinansowanie z KFS?
Nie, warunkiem skorzystania ze środków KFS jest zatrudnianie co najmniej jednej osoby na umowę o pracę. KFS jest przeznaczony na kształcenie pracowników i pracodawców w kontekście zatrudnienia.

Czy mogę ubiegać się o dofinansowanie na dowolne szkolenie?
W przypadku dofinansowania z BUR, szkolenie musi znajdować się w Bazie Usług Rozwojowych. W przypadku KFS, szkolenie musi być spójne z uzasadnieniem wniosku i potrzebami firmy/pracownika, a także wpisywać się w priorytety wydatkowania KFS na dany rok, określone przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Jak długo trwa proces od złożenia wniosku do otrzymania dofinansowania?
W przypadku KFS, urząd pracy ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. Czas oczekiwania na decyzję i ewentualną wypłatę środków (po zakończeniu szkolenia) może się różnić w zależności od obciążenia urzędu i terminów naborów. W przypadku BUR, proces również jest zróżnicowany regionalnie i zależy od procedur Operatora, ale zazwyczaj obejmuje ocenę wniosku, podpisanie umowy, realizację szkolenia i rozliczenie.

Co się stanie, jeśli pracownik, któremu sfinansowano szkolenie z KFS, nie ukończy go?
Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu otrzymanych środków KFS w całości. Podobne zasady obowiązują zazwyczaj w przypadku dofinansowań z BUR – umowa z Operatorem określa konsekwencje niezrealizowania usługi.

Czy dofinansowanie z BUR obejmuje koszty dojazdu lub zakwaterowania?
Środki z BUR przeznaczone są przede wszystkim na finansowanie kosztów samej usługi rozwojowej (szkolenia, doradztwa). Koszty dodatkowe, takie jak dojazd, zakwaterowanie czy wyżywienie, zazwyczaj nie są kwalifikowane do dofinansowania lub są objęte bardzo ograniczonym limitem. Należy dokładnie sprawdzić regulamin danego Operatora Regionalnego.

Podsumowanie

Dofinansowanie do szkoleń to doskonała szansa na rozwój kompetencji pracowników i całej firmy bez konieczności ponoszenia pełnych kosztów. Zarówno Krajowy Fundusz Szkoleniowy, jak i Fundusze Europejskie dostępne poprzez Bazę Usług Rozwojowych, oferują realne wsparcie finansowe. Kluczem do sukcesu jest dokładne zapoznanie się z warunkami i procedurami obowiązującymi w danym regionie i dla danej ścieżki finansowania. Warto aktywnie śledzić terminy naborów wniosków w powiatowych urzędach pracy oraz na stronach Operatorów Regionalnych BUR. Pamiętaj, że kompletny i dobrze uzasadniony wniosek znacząco zwiększa Twoje szanse. Inwestycja w wiedzę i umiejętności to inwestycja, która zawsze się opłaca, a dzięki dostępnym dofinansowaniom staje się bardziej dostępna niż kiedykolwiek.

Jeśli chcesz przeczytać więcej interesujących artykułów jak 'Szkolenia z dofinansowaniem: Jak zdobyć środki?', odwiedź kategorię Uroda.