Zmiany w ZUS i prawie pracy 2019 dla Beauty

Rok 2019 przyniósł, i wciąż przynosi, wiele ważnych zmian dla przedsiębiorców w Polsce. Właściciele gabinetów kosmetycznych, salonów fryzjerskich czy studiów stylizacji paznokci również muszą być na bieżąco z nowymi przepisami, aby prawidłowo prowadzić swoją działalność i uniknąć problemów. Szczególnie istotne są modyfikacje w zakresie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (

ZUS

) oraz w

prawie pracy

, jeśli zatrudniasz pracowników. Przyjrzyjmy się kluczowym zmianom, które weszły w życie w 2019 roku, opierając się na informacjach zebranych przez doświadczoną księgową, Monikę Salawę.

Nowy "

Mały ZUS

" – Niższe Składki Dla Wybranych?

Jedną z najbardziej dyskutowanych zmian w 2019 roku jest wprowadzenie tak zwanego "małego ZUS-u". Warto zaznaczyć, że nazwa ta wcześniej odnosiła się do preferencyjnych składek dla nowych firm przez pierwsze dwa lata działalności. Nowy "mały ZUS" to zupełnie inne rozwiązanie, które uzależnia wysokość miesięcznych składek na ubezpieczenia społeczne od rocznego przychodu przedsiębiorcy.

Kto może skorzystać z tej nowej preferencji? Jest ona dostępna dla przedsiębiorców, których roczny przychód z działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym, czyli w 2018 roku, nie przekroczył kwoty 63 000 złotych. Jeśli Twoje przychody były wyższe, niestety nie możesz skorzystać z tej ulgi i opłacasz składki na dotychczasowych zasadach ("duży ZUS").

Nowy "mały ZUS" nie jest również dostępny dla wszystkich. Istnieją pewne ograniczenia. Przede wszystkim, nie mogą z niego skorzystać firmy w pierwszym roku prowadzenia działalności, np. te założone w 2019 roku. Ulga nie przysługuje także tym przedsiębiorcom, którzy w 2018 roku prowadzili działalność gospodarczą krócej niż 60 dni.

Ważne jest, aby pamiętać, że skorzystanie z "małego ZUS-u" jest dobrowolne, a nie obowiązkowe. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przemyśleć jej konsekwencje. Niższe składki na ubezpieczenia społeczne oznaczają bowiem również proporcjonalnie niższe przyszłe świadczenia, takie jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy emerytura.

Decyzję o przejściu na "mały ZUS" trzeba było podjąć na początku 2019 roku i dotrzymać ściśle określonego

terminu

. Aby przejść z "dużego ZUS-u" (kod 05 10) na "mały ZUS" (kod 05 90), należało wyrejestrować się z dotychczasowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a następnie zarejestrować się ponownie z nowym kodem. Wszystkie te czynności musiały zostać wykonane tego samego dnia, a ostatecznym terminem na dokonanie tej zmiany był 8 stycznia 2019 roku. Przekroczenie tego terminu skutkowało utratą możliwości skorzystania z ulgi "mały ZUS" na cały 2019 rok.

Kiedy NIE Skorzystasz z "Małego ZUS-u"?

Lista sytuacji, w których przedsiębiorca nie może skorzystać z nowego "małego ZUS-u", jest dość długa i precyzyjna. Oto kluczowe warunki wykluczające:

• Nie jesteś przedsiębiorcą zarejestrowanym w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Ulga dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych.
• Twoje przychody z działalności za ubiegły rok kalendarzowy (2018 r.) przekroczyły limit 63 000 zł. Pamiętaj, że w przypadku zawieszenia, wznowienia lub rozpoczęcia działalności w trakcie roku, limit ten jest proporcjonalnie niższy.
• Spełniasz jeszcze warunki do opłacania "preferencyjnych składek" (przez pierwsze 24 miesiące działalności). "Mały ZUS" nie może być niższy od preferencyjnego. Możesz skorzystać z "małego ZUS-u" dopiero po upływie 24 miesięcy preferencji, jeśli spełnisz pozostałe warunki.
• W poprzednim roku kalendarzowym (2018 r.) prowadziłeś działalność gospodarczą krócej niż 60 dni.
• W poprzednim roku (2018 r.) rozliczałeś się w formie karty podatkowej i jednocześnie korzystałeś ze zwolnienia z podatku VAT. Oba te warunki muszą być spełnione łącznie. Jeśli byłeś na karcie podatkowej, ale byłeś zgłoszony do VAT, ulga Ci przysługuje.
• Wykonujesz działalność na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego (w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym) wykonywałeś w ramach umowy o pracę czynności tożsame z usługami, jakie teraz świadczysz w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
• W poprzednim roku (2018 r.) prowadziłeś także inną pozarolniczą działalność jako: wspólnik spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej albo jednoosobowej spółki z o.o.; twórca, artysta; osoba wykonująca wolny zawód; osoba prowadząca publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół.
• Nie możesz skorzystać z "małego ZUS-u" w pierwszym roku prowadzenia działalności, czyli np. jeżeli założyłeś działalność w 2019 roku.

Ile Wyniosą

Składki

ZUS w 2019 Roku dla Pozostałych?

Dla przedsiębiorców, którzy nie kwalifikują się lub nie zdecydowali się na nowy "mały ZUS", składki w 2019 roku również uległy zmianie, głównie w wyniku wzrostu podstawy wymiaru. Wysokość składek zależy od tego, z której opcji opłacania korzystasz:

• Ulga na start: W tej opcji opłacana jest obowiązkowo tylko składka zdrowotna. Jej dokładna wysokość na 2019 rok była prognozowana na ponad 340 zł i ustalana w styczniu 2019 r.
• Preferencyjny ZUS: Dostępny przez pierwsze 24 miesiące działalności (jeśli nie korzystasz z ulgi na start). Wysokość składek społecznych w 2019 roku wynosiła 213,57 zł (ze składką chorobową) lub 197,03 zł (bez składki chorobowej). Do tego należało doliczyć składkę zdrowotną (prognozowaną na ponad 340 zł, ustalaną w styczniu 2019 r.).
• Duży ZUS: Standardowa wysokość składek. W 2019 roku składki społeczne wynosiły 904,60 zł (ze składką chorobową) lub 834,55 zł (bez składki chorobowej). Dodatkowo, obowiązkowy był Fundusz Pracy w wysokości 70,05 zł. Do tych kwot należało doliczyć także składkę zdrowotną (prognozowaną na ponad 340 zł, ustalaną w styczniu 2019 r.).

Warto zauważyć, że w momencie powstawania tego artykułu dokładna wysokość składki zdrowotnej na 2019 rok nie była jeszcze znana, ale prognozy wskazywały na kwotę powyżej 340 zł.

Minimalne Wynagrodzenie i Stawka Godzinowa w 2019 roku

Zmiany w 2019 roku objęły także wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2019 roku minimalne wynagrodzenie brutto dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wzrosło o 150 zł, osiągając poziom 2250 zł brutto.

Również minimalna stawka godzinowa uległa zmianie i w 2019 roku wynosiła 14,70 zł brutto. Co ważne, ta stawka dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na umowę zlecenie, ale także osób samozatrudnionych, które świadczą usługi na rzecz innego przedsiębiorcy, np. kosmetyczki prowadzącej własną działalność, która wykonuje zabiegi dla klienta salonu kosmetycznego na podstawie umowy z właścicielem salonu.

Ważne Zmiany w Prawie Pracy w 2019 roku

Właściciele gabinetów zatrudniający pracowników musieli przygotować się na kilka istotnych modyfikacji w przepisach prawa pracy, które weszły w życie w 2019 roku.

Forma Wypłaty Wynagrodzenia

Od 2019 roku podstawową i preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia stał się przelew na rachunek bankowy pracownika. Jeśli do tej pory wypłacałeś pensje w gotówce, miałeś obowiązek poinformować swoich pracowników o tej zmianie do 21 stycznia 2019 roku. Pracownik musiał podać numer swojego konta bankowego. Istniała jednak możliwość złożenia przez pracownika pisemnego wniosku o dalsze otrzymywanie wynagrodzenia do rąk własnych.

Akta Osobowe – Cyfryzacja i Przechowywanie

Nowe przepisy wprowadziły możliwość przejścia z papierowej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników na wersję elektroniczną. Nie jest to jednak obowiązek, a jedynie opcja. Przedsiębiorca mógł zdecydować się na tę zmianę w dowolnym momencie, nie tylko w 2019 roku. Ważne jest, że wybierając formę elektroniczną, należało konsekwentnie stosować ją do wszystkich dokumentów pracowniczych.

Zmienił się również okres przechowywania akt osobowych. Od 2019 roku możliwe jest skrócenie tego okresu z dotychczasowych 50 lat do 10 lat. Jest to znaczące uproszczenie i zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla pracodawców, zwłaszcza tych z długim stażem.

Po upływie okresu przechowywania akt (czyli 10 lat), pracownicy (byli pracownicy) uzyskali prawo do odebrania swojej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek wydać akta na wniosek pracownika, który powinien zostać złożony w ciągu 1 miesiąca od upływu 10-letniego okresu przechowywania. Jeśli pracownik nie odbierze dokumentacji w tym terminie, pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Dodatkowo, od 2019 roku pracownicy (zarówno obecni, jak i byli) mogą zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swoich akt osobowych. W momencie wprowadzania tych przepisów brakowało jeszcze szczegółowych wytycznych dotyczących tego procesu, np. jak często pracownik może składać taki wniosek czy kto ponosi koszty przygotowania i wydania kopii.

Informacje na Świadectwie Pracy

Od 2019 roku pracodawca, wydając świadectwo pracy pracownikowi, ma obowiązek dołączyć do niego dodatkową informację. Informacja ta musi zawierać pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (czyli 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy), o terminie odbioru tych akt przez pracownika (czyli w ciągu 1 miesiąca po upływie 10 lat) oraz o terminie zniszczenia dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przez pracownika (czyli w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu na odbiór).

Zmieniają się

Terminy

Wysyłki PIT-11 i PIT-8C

Ważne zmiany dotyczyły również obowiązków informacyjnych pracodawców wobec urzędów skarbowych. Dotychczas pracodawcy mieli czas do końca lutego na przesłanie informacji PIT-11 (o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) oraz PIT-8C (o niektórych przychodach, np. z innych źródeł). Małe firmy, zatrudniające poniżej 5 osób, mogły przesyłać te informacje w formie papierowej.

Rok 2019 przyniósł w tym zakresie dwie kluczowe modyfikacje:

1. Informacje PIT-11 i PIT-8C za rok 2018 pracodawcy musieli przesłać do Urzędu Skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Zniknęła możliwość składania tych deklaracji w formie papierowej, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
2. Termin przesłania tych dokumentów do Urzędu Skarbowego został znacząco skrócony. Nowym, ostatecznym terminem na wysyłkę PIT-11 i PIT-8C za 2018 rok był 31 stycznia 2019 roku. Należy podkreślić, że ten skrócony termin dotyczył jedynie wysyłki do urzędu. Termin dostarczenia tych formularzy pracownikowi pozostał bez zmian – pracodawca miał na to czas do ostatniego dnia lutego 2019 roku.

Jak przesłać formularze PIT-11 i PIT-8C elektronicznie? Istniały na to różne sposoby. Dokumenty można było podpisać elektronicznie na dwa główne sposoby: albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, albo – w przypadku osób fizycznych nieposiadających kwalifikowanego podpisu – profilem zaufanym (tzw. podpisem danymi autoryzującymi, gdzie dane autoryzujące to m.in. PESEL i kwota przychodu z ubiegłorocznego zeznania podatkowego).

Sama wysyłka elektroniczna mogła odbywać się za pośrednictwem:

• formularza interaktywnego udostępnianego przez Ministerstwo Finansów,
• modułu finansowo-księgowego w używanym przez firmę programie do księgowości,
• Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD).

Te zmiany wymagały od pracodawców szybkiego dostosowania się, zwłaszcza jeśli dotychczas korzystali z formy papierowej lub nie mieli doświadczenia z elektronicznym obiegiem dokumentów z urzędami.

Podsumowanie

Rok 2019 był rokiem wielu dynamicznych zmian w przepisach dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Nowy "mały ZUS", modyfikacje w minimalnym wynagrodzeniu i prawie pracy, a także nowe zasady i terminy rozliczeń podatkowych wymagały od właścicieli gabinetów beauty szczególnej uwagi i szybkiego reagowania. Prawidłowe zrozumienie i zastosowanie tych przepisów jest kluczowe dla uniknięcia potencjalnych problemów i kar. Mamy nadzieję, że to zestawienie najważniejszych zmian w ZUS i prawie pracy w 2019 roku, przygotowane przez Monikę Salawę, okazało się pomocne w poruszaniu się po gąszczu nowych regulacji.

Jeśli chcesz przeczytać więcej interesujących artykułów jak 'Zmiany w ZUS i prawie pracy 2019 dla Beauty', odwiedź kategorię Uroda.