Spis z natury w salonie: Kto musi go zrobić?

Prowadzenie własnego salonu kosmetycznego, fryzjerskiego czy tatuażu to ekscytujące wyzwanie, ale wiąże się również z pewnymi obowiązkami formalnymi. Jednym z nich, często budzącym wątpliwości, jest konieczność sporządzenia spisu z natury, potocznie zwanego remanentem. Czy faktycznie kosmetyczka, fryzjer, a nawet osoba prowadząca mobilną działalność, musi go robić? Odpowiedź brzmi: tak, w wielu przypadkach jest to obowiązek.

Spis z natury to nic innego jak szczegółowa inwentaryzacja posiadanych przez firmę składników. Dotyczy to zarówno materiałów podstawowych, które wykorzystujesz do świadczenia usług (tych do wykonania usługi), jak i towarów handlowych przeznaczonych do sprzedaży klientom (np. kosmetyków, czyli produktów, które sprzedajesz dla klientów). Celem jest dokładne policzenie wszystkiego, co fizycznie znajduje się w firmie na określony dzień, najczęściej na koniec roku podatkowego. Remanent powinien uwzględniać tylko te towary i materiały, które fizycznie posiadasz w firmie na dzień 31 grudnia.

Kto ma obowiązek sporządzenia spisu z natury?

Obowiązek sporządzenia spisu z natury dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jeśli Twoja forma opodatkowania to zasady ogólne lub podatek liniowy, spis z natury na koniec roku podatkowego jest dla Ciebie obowiązkowy.

Ważna informacja: Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), ten obowiązek Cię nie dotyczy. Spółki z o.o. nie muszą sporządzać spisu z natury.

Kiedy sporządzić spis z natury? Określone terminy

Przedsiębiorca podlegający obowiązkowi sporządzenia spisu z natury musi go przeprowadzić w kilku ściśle określonych sytuacjach:

• na dzień 1 stycznia roku podatkowego,
• na koniec każdego roku podatkowego (czyli na dzień 31 grudnia),
• na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w ciągu roku podatkowego (jeśli firma została otwarta w trakcie roku),
• gdy przedsiębiorca utraci prawo do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
• w przypadku spółki cywilnej – gdy następuje zmiana wspólnika lub zmiana proporcji udziałów w zysku,
• w razie likwidacji działalności gospodarczej.

Należy pamiętać, że do Urzędu Skarbowego zgłasza się jedynie spisy sporządzone na dzień 1 stycznia, na koniec roku podatkowego oraz na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Częstym pytaniem jest, czy trzeba sporządzać dwa spisy na przełomie roku (jeden na 31 grudnia i drugi na 1 stycznia). W praktyce wystarczy sporządzić spis na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego. Ten sam spis będzie wówczas stanowił spis na dzień 1 stycznia nowego roku podatkowego i od jego wartości rozpoczyna się nową Księgę Przychodów i Rozchodów.

Co ważne, spis z natury na koniec roku nie musi być sporządzony dokładnie 31 grudnia. Przepisy dopuszczają sporządzenie go wcześniej. Musisz jednak wziąć pod uwagę to, że wykonując remanent np. 25 grudnia, przez 6 dni do końca roku może nastąpić zmiana stanów posiadanych środków. Np. po dokonaniu sprzedaży czy wykorzystaniu jakiegoś produktu do wykonania usługi. Wówczas należy takie zmiany ująć w spisie, aktualizując go do stanu faktycznego na dzień 31 grudnia. Ale jeżeli planujesz urlop od 24 grudnia i do 31 grudnia Twój salon będzie nieczynny – spokojnie możesz zrobić spis z natury nawet 23 grudnia, ponieważ stan zapasów nie ulegnie zmianie.

Dlaczego spis z natury jest ważny? Wpływ na dochód i podatek

Podstawowym zadaniem skarbowym spisu z natury jest prawidłowe ustalenie rzeczywistego dochodu, jaki przedsiębiorca osiągnął w danym roku podatkowym. Wartość spisu ma bezpośredni wpływ na koszty uzyskania przychodu, a co za tym idzie – na wysokość należnego podatku dochodowego.

Mechanizm ten działa następująco:

• Gdy wartość remanentu na 31 grudnia jest większa niż wartość ostatniego spisu z natury (np. spisu na 1 stycznia danego roku lub spisu na dzień rozpoczęcia działalności, jeśli był to poprzedni spis): Różnica ta powoduje zmniejszenie kosztów uzyskania przychodu. Mniejsze koszty oznaczają wyższy dochód do opodatkowania i w konsekwencji wyższy podatek dochodowy do zapłacenia za miniony rok. Warto zatem dążyć do tego, aby wartość spisu na dzień 31 grudnia była niższa niż wartość z ostatniego spisu.
• Gdy wartość remanentu na 31 grudnia jest mniejsza niż wartość ostatniego spisu z natury (np. spisu na 1 stycznia danego roku lub spisu na dzień rozpoczęcia działalności): W tej sytuacji różnica remanentowa zwiększa koszty uzyskania przychodu. Wyższe koszty prowadzą do niższego dochodu do opodatkowania i mniejszego podatku dochodowego do zapłacenia za miniony rok.

Wartość spisu z natury ma zatem kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatkowego. Co więcej, różnica remanentowa (różnica w wartościach porównywanych spisów) jest również brana pod uwagę przy wyliczaniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Co dokładnie ująć w spisie z natury w salonie?

Spis z natury w salonie powinien odzwierciedlać faktyczny stan posiadania na dzień jego sporządzenia. Należy przeliczyć produkty, które mamy na stanie fizycznie na dzień robienia spisu i na 31 grudnia. Co konkretnie należy policzyć i wpisać?

W spisie ujmujemy:

• Wszystkie produkty i kosmetyki używane do wykonania usługi (i których zakup wrzuciłeś w koszty prowadzenia działalności). Są to zarówno nowe, zamknięte kosmetyki i produkty, które użyjesz do wykonania usługi (np. kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty i ozdoby do stylizacji paznokci, kępki rzęs, szampony do rzęs, produkty do laminacji, pilniki jednorazowe, zmywacze, bazy), jak i otwarte, częściowo zużyte kosmetyki i produkty, które używasz do wykonania usługi (np. kosmetyki, pigmenty, kleje, produkty i ozdoby do stylizacji paznokci, kępki rzęs, szampony do rzęs, produkty do laminacji).
• Otwarte, częściowo zużyte kosmetyki i produkty: Takie produkty i kosmetyki wpisujemy do spisu jak całe niezużyte sztuki, wycenione po cenie zakupu. Nie liczymy stopnia zużycia i wartości produktu według zużycia. Jest to stanowisko potwierdzone przez Ministerstwo Finansów oraz ujęte w zbiorze interpretacji indywidualnych z lat 2012-2023, a także potwierdzone przez urzędy skarbowe (m.in. Wrocław, Poznań, Warszawa, Bydgoszcz, Kraków, Katowice).
• Towary handlowe przeznaczone do sprzedaży klientom: Są to wszystkie produkty, które kupujesz z zamiarem odsprzedaży klientom (np. produkty do włosów, szczotki, kremy, szampony do rzęs, oliwki do dłoni).
• Środki do dezynfekcji: Jeśli są niezbędne do wykonania usługi i utrzymania standardów higieniczno-sanitarnych, również podlegają spisowi.
• Igły, kartridże: Niezbędne w usługach takich jak makijaż permanentny, tatuaż, piercing, kosmetologia estetyczna, kosmetyka – ujmujemy je w spisie.
• Inne materiały pomocnicze: Wszystkie materiały zużywane w związku z wykonaniem usługi, które są do niej niezbędne.
• Odpady: Kosmetyki, które uległy zniszczeniu lub straciły ważność również powinny być ujęte w spisie.

Czego nie ujmujemy w spisie z natury?

• Narzędzi wielokrotnego użytku (np. nożyczki, cążki, frezarki, lampy UV).
• Pojemników na odpady medyczne.
• Środków trwałych (np. fotele, myjki, lasery, autoklawy).
• Sprzętów ogólnego przeznaczenia.

Co powinien zawierać dokument spisu z natury?

Sam dokument spisu z natury, czyli arkusz spisowy, musi zawierać szereg danych, aby był poprawny z punktu widzenia przepisów. Oto wymagane elementy:

• Imię i nazwisko właściciela firmy (lub nazwa firmy).
• Data sporządzenia spisu oraz data jego zakończenia (jeśli trwało to dłużej niż jeden dzień).
• Numer kolejny pozycji w arkuszu spisu z natury.
• Szczegółowe określenie spisywanego przedmiotu – nazwę towaru lub innego składnika.
• Jednostka miary (np. sztuka, litr, opakowanie).
• Ilość stwierdzona fizycznie podczas spisu.
• Cena w złotych i groszach za jednostkę miary.
• Wartość wynikająca z pomnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową.
• Łączna wartość całego spisu z natury (suma wartości wszystkich pozycji).
• Klauzula informująca o zakończeniu spisu, np. „Spis zakończono na pozycji… [numer ostatniej pozycji]”.
• Podpisy wszystkich osób, które fizycznie sporządzały spis, oraz podpis właściciela (lub wszystkich wspólników w spółce cywilnej).

Instrukcja krok po kroku: Jak wypełnić formularz spisu?

Wypełnienie arkusza spisu z natury wymaga precyzji. Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, jak poprawnie uzupełnić dane, opartą na typowych formularzach:

Formularz 1: Arkusz spisu z natury

• Dane firmy: Wpisz pełne dane firmy. Jeśli masz 2 adresy (adres rejestracyjny i adres wykonywania działalności), wpisz oba.
• Data sporządzenia / zakończenia: Podaj faktyczną datę lub daty, kiedy spis był sporządzany.
• LP (Liczba porządkowa): Kolejna numeracja każdej pozycji w arkuszu, zaczynając od 1.
• Kod (opcjonalnie): Jeśli w swoim systemie lub we współpracy z księgową używasz kodów do identyfikacji produktów (np. związane ze stanem magazynowym), możesz je podać. Jeśli nie prowadzisz takiej ewidencji, kolumnę tę można pominąć lub postawić myślnik (w uproszczonych formularzach często jej nie ma).
• Nazwa przedmiotu spisywanego: Tutaj wpisujesz dokładną nazwę produktu lub materiału, np. „Szampon Loreal Blond 1000 ml”. Opis musi być na tyle szczegółowy, aby łatwo było tę pozycję zidentyfikować i dopasować w razie kontroli do faktury zakupu, którą wrzuciłeś w koszty działalności.
• j.m. (Jednostka miary): Najwygodniej tutaj przyjąć jednostkę za sztukę, czyli podajemy „szt.”. Pamiętaj, że opakowanie zbiorcze (np. opakowanie 100 sztuk szczoteczek do rzęs) liczymy jako 1 sztukę opakowania zbiorczego, podając w nazwie ilość w opakowaniu (np. „Opakowanie zbiorcze szczoteczek [nazwa] 100 szt. w opakowaniu”). Nie musisz liczyć każdej pojedynczej szczoteczki, jeżeli kupiłaś je w opakowaniu zbiorczym. Jeżeli jednak kupiłaś je na sztuki, wpisujesz ilość sztuk szczoteczek na stanie.
• Ilość stwierdzona: Podaj faktyczną ilość danego kosmetyku/produktu na stanie w Twojej firmie na chwilę robienia spisu (i na 31 grudnia, jeśli spis był robiony wcześniej i aktualizowany). Pamiętaj, że kosmetyki częściowo zużyte, otwarte, wpisujesz jako całe, niezużyte sztuki, czyli np. 1 szt.
• Cena jednostkowa: Wpisujesz cenę za jednostkę miary. Z reguły jest to cena zakupu danego produktu lub kosmetyku. Ważne: Przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami VAT w spisie z natury wyceniają towary oraz materiały według cen zakupu netto. W pozostałych przypadkach (przedsiębiorcy niebędący płatnikami VAT) bierze się pod uwagę ceny zakupu brutto. Jeżeli jednak cena rynkowa z dnia sporządzania spisu jest niższa niż cena zakupu, możesz skorzystać z tej niższej ceny rynkowej.
• Wartość: Obliczasz ją, mnożąc ilość stwierdzoną danego produktu przez jego cenę jednostkową.
• Łączna wartość spisu: Zliczasz, sumujesz wartości wszystkich pozycji w kolumnie „Wartość”.
• Spis zakończono na pozycji: Podajesz ostatnią cyfrę z kolumny LP.
• Osoby sporządzające spis: Wpisujesz imiona i nazwiska wszystkich osób, które fizycznie przygotowywały spis (np. Ty plus pracownicy).
• Podpis właściciela: Właściciel firmy musi podpisać arkusz spisu.

Formularz 2: Podsumowanie spisu

Ten formularz służy do podsumowania kluczowych danych ze spisu i przekazania ich księgowej:

• Rodzaj inwentaryzacji: W tym przypadku będzie to zazwyczaj „na koniec roku podatkowego”.
• Osoba odpowiedzialna materialnie: Imię i nazwisko właściciela firmy.
• Spis rozpoczęto / spis zakończono: Podajesz te same daty, które wpisałeś w Formularzu 1.
• Wartość spisu na dzień... r. wynosi: Podajesz łączną wartość całego spisu, jaka wyszła w pozycji „łączna wartość spisu” w Formularzu 1.
• Spis zakończono na pozycji: Podajesz numer ostatniej pozycji z kolumny LP z Formularza 1.
• Podpis osoby odpowiedzialnej materialnie: Podpis właściciela firmy.

Oba wypełnione i podpisane formularze (Formularz 1 i Formularz 2) należy przekazać swojej księgowej. To ona uwzględni wartość spisu w Twojej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Co zrobić, gdy nic nie masz na stanie? Spis zerowy

Nawet jeśli na koniec roku podatkowego (lub inny dzień sporządzenia spisu) nie posiadasz żadnych towarów na odsprzedaż, ani materiałów do wykonania usług – czyli Twój stan zapasów wynosi zero – jeżeli jesteś opodatkowany na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, nadal masz obowiązek sporządzić spis z natury.

W takim przypadku sporządza się tzw. spis zerowy. Jest to dokument potwierdzający brak podlegających spisowi składników majątku na dany dzień. Jeśli Twoja księgowa nie przygotowuje go za Ciebie, musisz go sporządzić samodzielnie, korzystając ze wzoru na spis zerowy.

Formularz 3: Spis zerowy

Wypełnij ten formularz danymi firmy, podpisz go i przekaż księgowej. Spisu zerowego nie zgłasza się do Urzędu Skarbowego, ale musi on zostać sporządzony i przechowywany wraz z pozostałymi dokumentami księgowymi. Wartość takiego spisu wynosi oczywiście 0 zł.

Pamiętaj: Dokumenty związane ze spisem z natury (w tym spis zerowy) należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Konsekwencje braku spisu i cenna rada

Niedopełnienie obowiązku sporządzenia spisu z natury może mieć poważne konsekwencje. Za brak sporządzonego spisu z natury na koniec roku podatkowego Urząd Skarbowy może nałożyć kary finansowe, które wahają się od 175 zł do nawet 3500 zł. Ponadto, brak bieżących inwentaryzacji zwiększa ryzyko kontroli skarbowej.

Dlatego tak ważne jest, aby potraktować ten obowiązek poważnie i sporządzić spis zgodnie z przepisami, dbając o jego poprawność i kompletność. Gotowe formularze ze spisu z natury wraz z ich podsumowaniem oddajesz do księgowej.

Dobra rada: Przepisy dotyczące spisu z natury, zwłaszcza w kontekście specyfiki branży beauty (np. wycena otwartych produktów), bywają skomplikowane i czasem budzą wątpliwości. Jeśli masz jakiekolwiek pytania co do tego, czy dany produkt powinieneś wpisać do spisu z natury, jak go wycenić, lub inne niejasności, najlepiej skontaktuj się bezpośrednio ze swoim Urzędem Skarbowym. To oni będą w razie czego robić Ci kontrolę i ich interpretacja jest dla Ciebie wiążąca. Zaleca się zadzwonić, a najlepiej wysłać zapytanie mailowe, aby uzyskać odpowiedź na piśmie. Posiadanie pisemnej interpretacji z urzędu może być nieocenione w przypadku ewentualnej kontroli. Wiemy z doświadczenia, że niestety nie wszystkie księgowe są super poinformowane w każdej specyficznej kwestii dotyczącej każdej branży, dlatego w przypadku wątpliwości warto zasięgnąć informacji u źródła, czyli w instytucji, która będzie Cię kontrolować.

Jeśli chcesz przeczytać więcej interesujących artykułów jak 'Spis z natury w salonie: Kto musi go zrobić?', odwiedź kategorię Uroda.